Trasferte aziendali: come monitorare e gestire le spese di rappresentanza

Spesso le aziende prevedono che alcune attività lavorative si svolgano al di fuori della sede operativa

 

Ciò avviene quando un dipendente, un collaboratore o un consulente debba recarsi da un cliente per proporre i propri servizi, per vendere un prodotto o per supervisionare un lavoro. In tal caso si parlerà di trasferte. Esse possono comprendere il viaggio, il vitto e l’alloggio a seconda delle necessità e la loro gestione può risultare particolarmente complessa ed ostica per un’azienda.

Indennità di trasferta: quello che c’è da sapere

 

Innanzitutto, una prerogativa affinché la trasferta possa essere definita tale è la sua occasionalità: il lavoratore potrà svolgere la sua mansione al di fuori dell’ufficio di appartenenza per un periodo limitato di tempo.

A seconda che le trasferte avvengano all’interno del territorio comunale o al di fuori, è possibile individuare delle differenze. Nel primo caso il rimborso che verrà corrisposto al dipendente contribuirà a formare il suo reddito, nel secondo caso è importante fare alcune fondamentali precisazioni.

Qualora il datore di lavoro decidesse di stabilire un forfait per le spese anticipate dal dipendente, si parlerà di rimborso forfettario: per quanto riguarda le trasferte sul territorio italiano, la cifra che deve essere erogata giornalmente, per evitare che vada ad influire sul reddito imponibile del lavoratore, non deve superare 46,48 euro; le indennità di trasferta estera, invece, prevedono un costo pari o inferiore a 77,47 euro.

Alcune aziende optano invece per il rimborso a piè di lista o analitico: questo comporta che il dipendente, per ottenere il rimborso del viaggio, del vitto e dell’alloggio, se previsti, debba mostrare al dirigente dei giustificativi di spesa come scontrini fiscali, ricevute o fatture che attestino la natura del servizio svolto, la data, l’importo esatto e il nome di colui che ne ha usufruito.

Il datore di lavoro potrà comunque decidere di fissare un budget giornaliero di spesa per le commissioni che il dipendente deve svolgere, che sarà rimborsato in conseguenza alla presentazione di una nota spese, allegando un’adeguata documentazione.

L’azienda, infine, potrà scegliere un sistema di indennizzo cosiddetto misto, ovvero una formula ibrida tra il rimborso forfettario e quello a piè di lista. In tal caso, l’importo giornaliero corrisposto, affinché non contribuisca a formare il reddito, non dovrà superare i 15,49 euro per le trasferte italiane e i 25,82 euro per quelle estere.

 

Gestire le spese di rappresentanza con le prepagate Soldo

 

Gestire spese aziendali di rappresentanza, in particolare quelle relative alle trasferte, può risultare un lavoro particolarmente impegnativo e dispendioso poiché richiede la necessità di analizzare minuziosamente tutta la documentazione fornita dal dipendente relativa ai costi di viaggio, vitto e alloggio per poi procedere con il rimborso della cifra da lui anticipata.

Questo processo è particolarmente complesso e, talvolta, nonostante le note spesa, può rivelarsi difficile controllare ogni transazione eseguita.

Per ovviare a queste problematiche, Soldo ha ideato un sistema di carte prepagate grazie alle quali è possibile monitorare e gestire in modo semplice e veloce ogni tipo di spesa, compresa quella delle trasferte aziendali dei dipendenti. Ognuno di essi, infatti, può avere una carta prepagata con cui fare acquisti, sempre relativi alla propria attività lavorativa, senza quindi dover anticipare denaro per poi chiederne il corrispettivo rimborso.

Questo è solo uno dei numerosi vantaggi che le carte Soldo offrono. Esse, infatti, oltre ad aiutare i lavoratori a controllare meglio le spese effettuate, permettono alle aziende, non solo di fissare un limite di spesa, ma anche di monitorare, in tempo reale, le transazioni attraverso una piattaforma web.

Le aziende, decidendo di usufruire di questo servizio, possono ridurre i tempi di elaborazione e gestione delle pratiche amministrative, semplificando la rendicontazione delle spese delle trasferte, riducendo notevolmente i costi ed incrementando la produttività.

Carta Soldo Drive

 

Una delle soluzioni proposte da Soldo è ad esempio la carta Soldo Drive: una carta carburante con la quale è possibile fare rifornimento in qualsiasi stazione di servizio e grazie alla quale dipendenti, professionisti e dirigenti possono monitorare al meglio le spese relative al viaggio, in riferimento alle trasferte lavorative.

Le carte Soldo consentono di accedere a un elevato dettaglio di tracciamento delle transazioni effettuate; rendono possibile scaricare un report delle spese riferite ad un determinato periodo di tempo e facilitano le operazioni di riconciliazione, con vantaggi significativi tanto per il dipendente quanto per il datore di lavoro.




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